O termo “briefing” é frequentemente mencionado como um elemento essencial para o sucesso de projetos e campanhas. Mas o que exatamente é um briefing, por que é tão importante e como você pode criar um que seja eficaz? 

Este artigo explora todos esses aspectos, fornecendo um guia completo sobre briefing. Confira!

O que é briefing?

Um briefing é um documento que reúne todas as informações necessárias sobre um projeto ou campanha, servindo como um guia para todos os envolvidos. Ele é fundamental para garantir que todas as partes interessadas estejam alinhadas quanto aos objetivos, prazos, expectativas e responsabilidades.

O material serve como um guia de direcionamento para a equipe de marketing desenvolver o trabalho de forma eficiente e alinhada com os objetivos do cliente, alcançando resultados satisfatórios.

Um briefing bem feito otimiza o tempo da equipe e da realização do projeto em si, aumentando a produtividade e diminuindo os retrabalhos e muitas alterações. Além de ajudar a reduzir a margem de insatisfação. 

Por que desenvolver um briefing é importante?

Um briefing bem feito assegura que todos entendam os objetivos e expectativas do projeto, reduzindo mal-entendidos. Uma vez que o documento centraliza todas as informações relevantes em um único lugar, evitando que nada seja esquecido ou interpretado de forma equivocada.

Além disso, o briefing define claramente os objetivos, o público-alvo, o prazo e o orçamento, garantindo que todos os envolvidos trabalhem na mesma direção. E também, cita claramente as responsabilidades de cada membro da equipe, facilitando a gestão e acompanhamento.

E por fim, um briefing detalhado ajuda a evitar, como citado anteriormente, os retrabalhos, pois ao ter todas as informações à disposição desde o início, é possível reduzir significativamente a necessidade de ajustes e correções durante o desenvolvimento do projeto.

Ao garantir que todos estejam trabalhando com as mesmas informações e objetivos, o briefing contribui para a entrega de um produto final de alta qualidade.

10 pontos essenciais para desenvolver um modelo de briefing

Criar um modelo de briefing pode ser extremamente útil para padronizar a coleta de informações e garantir que nada seja esquecido. 

Ao listar e organizar todos os elementos essenciais, você garante que todos os envolvidos tenham uma visão clara e compartilhada dos objetivos e do escopo do trabalho.

Estrutura sugerida para um briefing

Informações gerais:

• Nome do projeto: um título claro e conciso que identifique o projeto.
• Data de criação: a data em que o briefing foi elaborado.
• Versão: para acompanhar as atualizações e revisões do documento.
• Cliente: nome da empresa ou pessoa que solicitou o projeto.
• Contato: nome e informações de contato do responsável pelo projeto no lado do cliente.

Objetivo do projeto:

• Objetivo geral: qual é o objetivo principal do projeto? O que se espera alcançar?
• Objetivos específicos: quais são os resultados mensuráveis que se deseja atingir?

Público-Alvo:

• Descrição detalhada: quem são as pessoas que queremos alcançar com o projeto?
• Características demográficas: idade, gênero, localização, renda, etc.
• Comportamentos: hábitos, interesses, necessidades, valores, etc.
• Personalidades: quais são os traços de personalidade que definem o público-alvo?

Mensagem-Chave:

• Ideia central: qual é a mensagem principal que queremos transmitir?
• Benefícios: quais são os benefícios que o produto/serviço oferece ao público-alvo?
• Diferenciais: o que os diferencia da concorrência?

Cronograma:

• Datas-chave: datas de início e fim de cada etapa do projeto.
• Milestones: marcos importantes a serem alcançados.
• Responsáveis: quem é responsável por cada tarefa?

Orçamento:

• Valor total: orçamento total alocado para o projeto.
• Itens: detalhamento dos custos de cada item (mão de obra, materiais, etc.).
• Contingência: valor reservado para imprevistos.

Referências:

• Exemplos: apresentações, sites, campanhas ou materiais que servem como inspiração.
• Restrições: quaisquer limitações ou restrições a serem consideradas (legislação, marca, etc.).
• Estilo: o estilo visual desejado (moderno, clássico, divertido, etc.).
• Tom de voz: a linguagem e o tom a serem utilizados na comunicação.

Informações Adicionais:

• Informações sobre a empresa/cliente: história, valores, missão, visão.
• Informações sobre o produto/serviço: características, benefícios, diferenciais.
• Concorrentes: quem são os principais concorrentes e quais são suas principais características?

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Ferramentas e Recursos para Criar Briefings

Para facilitar o processo de criação de um briefing, existem várias ferramentas e recursos que podem ajudar a organizar informações, colaborar com a equipe e garantir que todos os detalhes sejam captados com precisão. Aqui estão algumas recomendações:

1. Templates de Briefing

Google Docs e Microsoft Word: Oferecem templates editáveis que podem ser adaptados para as necessidades específicas do seu projeto. Eles são ótimos para criar documentos compartilháveis e colaborativos.

2. Softwares de Gestão de Projetos

Trello: Uma ferramenta de gerenciamento de projetos baseada em cartões que permite a organização de tarefas e prazos de maneira visual e intuitiva.

Asana: Permite a criação de briefings detalhados, além de facilitar o acompanhamento de tarefas e a comunicação entre a equipe.

3. Ferramentas de Colaboração

Google Drive: Ideal para armazenar e compartilhar documentos de briefing com a equipe e clientes, permitindo edições em tempo real.

Slack: Uma plataforma de comunicação que pode ser usada para discutir detalhes do briefing e manter todos os membros da equipe informados.

4. Formulários para Coleta de Informações

Google Forms, Typeform e RD Station: Ferramentas eficazes para criar questionários que os clientes podem preencher rapidamente, garantindo que todas as informações necessárias sejam coletadas de maneira estruturada. O RD Station permite criar landing pages e formulários, automatizando a coleta de dados e o gerenciamento de leads.

5. Softwares de Criação e Design

Canva: Útil para criar apresentações de briefing visuais e atrativas, especialmente para projetos que envolvem elementos gráficos.

Miro: Uma plataforma de quadro branco online que permite a criação colaborativa de mapas mentais e fluxos de trabalho.

Dicas para ter um briefing de sucesso

É fundamental ser objetivo ao descrever as ideias que o cliente solicitou. O briefing deve estar sempre alinhado com os objetivos finais do projeto.

Defina prazos e orçamentos realistas, evitando frustrações e imprevistos.

Certifique-se de que todos os membros da equipe entendam o briefing, antes de iniciar o projeto. Tire todas as dúvidas possíveis com o cliente e da equipe envolvida na execução.

A fim de facilitar a montagem do briefing, é fundamental ser proativo nas sugestões com o intuito de guiar o cliente. 

Nem sempre quando o solicitante sugere a ideia, ele sabe exatamente como quer ou tem o conhecimento técnico necessário para explicar o que pretende. Por isso, ter uma escuta ativa e fazer sugestões educadamente são uma ótima forma de estreitar a comunicação e evitar desentendimentos futuros.

Por último, revise o briefing com a equipe de execução e o cliente, e, só inicie o projeto, após aprovação formal do cliente.

Erros comuns ao desenvolver um briefing

Desenvolver um briefing eficaz é essencial para o sucesso de qualquer projeto. No entanto, alguns erros comuns podem comprometer a clareza e a eficácia do documento. Aqui estão alguns erros frequentes e como evitá-los:

1. Falta de Clareza nos Objetivos

Não definir claramente os objetivos pode levar a mal-entendidos e esforços desalinhados. Certifique-se de que os objetivos gerais e específicos estão bem descritos e compreendidos por todos os envolvidos.

2. Informações Incompletas

Omitir detalhes importantes pode resultar em um projeto mal-executado. Inclua todas as informações relevantes sobre o público-alvo, cronograma, orçamento, e quaisquer restrições.

3. Ambiguidade na Comunicação

Usar termos vagos ou ambíguos pode causar confusão. Seja claro e específico nas instruções e nas descrições das expectativas.

4. Falta de Alinhamento com a Equipe

Não garantir que todos os membros da equipe estejam na mesma página pode levar a divergências na execução. Realize reuniões para revisar o briefing e esclarecer dúvidas antes de iniciar o projeto.

5. Ignorar o Feedback do Cliente

Não considerar o feedback do cliente pode resultar em um produto final que não atende às suas necessidades. Mantenha uma comunicação aberta e adapte o briefing conforme necessário.

6. Definição Irrealista de Prazos e Orçamentos

Estabelecer prazos ou orçamentos que não são factíveis pode causar estresse e frustrações. Seja realista e negocie prazos e orçamentos viáveis com todas as partes envolvidas.

7. Falta de Revisão e Aprovação

Pular a etapa de revisão e aprovação pode levar a erros e mal-entendidos. Sempre revise o briefing com a equipe e o cliente e obtenha uma aprovação formal antes de avançar.

Ao evitar esses erros comuns, você pode garantir que seu briefing seja um guia claro e eficaz para todos os envolvidos no projeto, aumentando as chances de sucesso e satisfação do cliente.

Em resumo, um briefing bem elaborado é o primeiro passo para o sucesso de qualquer projeto. Ao seguir essas dicas, você poderá criar briefings eficazes, com as informações dispostas de forma clara e organizada, facilitando a comunicação e a colaboração entre todos os envolvidos.

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